Per evitare di perdere comunicazioni aziendali, il datore di lavoro dovrà informare i terzi della avvenuta chiusura dell’indirizzo, segnalando un account aziendale utile. Il codice privacy vieta, invece, di tenere aperto l’account con il nome del lavoratore cessato, e di disporre l’inoltro automatico dei messaggi alla casella di un altro dipendente in servizio. Lo precisa il garante privacy con il provvedimento 450/2015. Alcuni ex dipendenti di una società hanno proposto reclamo al garante, contestando il fatto che il proprio ex datore di lavoro avesse tenuto in piedi gli indirizzi di posta elettronica loro assegnati e avesse inserito la funzione di reindirizzo dei medesimi presso un utente dell’azienda. Gli ex dipendenti hanno anche contestato l’uso dei messaggi in transito sugli account dei lavoratori cessati. La società si è difesa sostenendo che dopo le dimissioni dei lavoratori ha tenuto aperti gli account aziendali degli ex dipendenti e ha trattato le e-mail in arrivo per scopi di tutela del patrimonio aziendale (anche se, invero, raccolti per il diverso scopo di assicurare la continuità e l’efficienza dei sistemi aziendali). Nel corso degli accertamenti d’ufficio, il garante ha appurato che la società ha raccolto e successivamente prodotto in giudizio copia di e-mail scambiate su account di posta elettronica, individualizzati con nome e cognome dei dipendenti. In particolare, la società ha acquisito copia di comunicazioni elettroniche recanti l’indicazione sia di dati esterni (nominativi di mittenti e destinatari; indirizzi e-mail aziendali e privati; data e ora delle comunicazioni) che relativi al contenuto di e-mail inviate e ricevute anche prima delle loro dimissioni e da terzi. La società non ha adottato una policy interna sull’utilizzo della posta elettronica aziendale. Quanto agli account degli ex dipendenti la società ha loro comunicato che sarebbero stati chiusi, ma senza farlo effettivamente. Anzi, le comunicazioni ricevute sono state inoltrate automaticamente a un altro indirizzo aziendale e monitorate per un periodo significativo. Tutto ciò senza informare gli ex dipendenti. Il garante ha bocciato l’operato della società. È vero che il datore di lavoro ha la facoltà di verificare l’esatto adempimento della prestazione lavorativa ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti. Tuttavia il datore di lavoro deve informare in modo chiaro e dettagliato il lavoratore su come può utilizzare gli strumenti aziendali e sui controlli che effettuerà. Senza la policy aziendale, il lavoratore matura l’aspettativa di confidenzialità rispetto ad alcune forme di comunicazione. Inoltre dopo la cessazione del rapporto di lavoro, gli account con il nome dell’ex dipendente devono essere rimossi previa disattivazione degli stessi e contestuale adozione di sistemi automatici volti ad informarne i terzi ed a fornire a questi ultimi indirizzi alternativi riferiti all’attività professionale del datore di lavoro. Non è, invece, corretto reindirizzare automaticamente i messaggi in transito sugli account riferiti a dipendenti, il cui rapporto di lavoro sia cessato su indirizzi di posta elettrica aziendale attribuiti ad altri dipendenti.