Faccio da me, comodamente seduto dal mio divano di casa? Vado fisicamente alla Camera di Commercio o mi affido al notaio?
Dal 20 luglio 2016 tutte e tre le modalità sono possibili. L’importante è conoscerne i risvolti, per attuare una scelta che porti alla new-co maggiore possibilità di crescita, solidità patrimoniale, fluidità di governance e prevenzione del contenzioso.
La costituzione in modalità fai-da-te
Il decreto Mise del 17 febbraio 2016 e il decreto direttoriale 1 luglio 2016, accompagnati dalle istruzioni operative per le Camere di Commercio, hanno reso concreta la possibilità di costituire una start-up mediante la sottoscrizione dell’atto costitutivo e dello statuto con dispositivo di firma digitale. Vediamo, dunque, le modalità operative e gli adempimenti da porre in essere per la costituzione in modalità fai-da-te, dal proprio divano di casa.
Sul portale del Registro delle Imprese è operativo il servizio per la predisposizione dell’atto costitutivo delle start-up con il modello tipizzato dal Mise. E’ possibile farne uso unicamente per la costituzione di start-up società a responsabilità limitata, la forma societaria più utilizzata nella prassi per questo tipo societario (circa l’80%) e la più flessibile, anche per le agevolazioni introdotte dalla normativa speciale.
Due sono le sezioni: atto costitutivo e statuto, entrambe con numerosi campi da compilare e altrettante scelte da operare. Chi si prende il compito di seguire la parte “burocratica” della nuova avventura imprenditoriale, dovrà raccogliere molte informazioni sui futuri soci, sui rapporti tra di essi, sulla governance … dovrà compilare con estrema attenzione tutti i campi e dovrà destreggiarsi tra opzioni giuridiche complesse.
Il modello tipizzato è ricchissimo, se si vuole muovere una critica, è persino troppo ricco.
Nell’atto costitutivo, bisogna inserire tutti i dati dei soci, siano essi persone fisiche o persone giuridiche. Bisogna verificarne la capacità di agire, se sono validamente rappresentati, se la partecipazione sociale cade nel regime patrimoniale della comunione dei beni; per gli stranieri bisogna verificare la condizione di reciprocità.
Sono previste tutte le possibili forme di conferimento (versamento e liberazione) del capitale sociale: dal più consueto della liberazione in denaro (attenzione alle verifiche antiriciclaggio), alla liberazione in natura o mediante il conferimento di crediti (attenzione alla perizia di stima) fino al conferimento di opere e servizi (attenzione, ancora una volta, alla perizia di stima). E’ possibile prevedere che il versamento del capitale nominale sia accompagnato da un sovrapprezzo, per tutti i soci o soli per alcuni di essi, normalmente gli investitori.
Sempre nell’atto costitutivo, si determina il regime di governance della società: è meglio l’amministrazione unipersonale o collegiale, quali poteri è opportuno attribuire agli amministratori che non costituiscono un consiglio di amministrazione?
Conclusa la generazione dell’atto costitutivo, si passa al secondo documento, lo statuto, che contiene le regole di funzionamento della società e governa i delicati rapporti tra i soci.
Non si stratta di uno schema standard di poche righe, come per le s.r.l. semplificate. Lo statuto proposto è articolato e complesso. Ad ogni riquadro corrisponde una diversa clausola statutaria; da ogni scelta discendono diverse conseguenze che si ripercuotono nella vita societaria ed in particolar modo nel rapporto tra i soci.
Occorre, pertanto, usare accortezza, in particolare per le clausole indicate come opzionali. I titoli di debito o gli altri strumenti finanziari serviranno per la nostra start-up? Come regoliamo il trasferimento per atto tra vivi della partecipazione sociale? E’ meglio che sia liberamente trasferibile oppure che sia sottoposta alla prelazione a favore degli altri soci? Chi tutela la clausola che attribuisce il diritto di co-vendita? E l’obbligo di co-vendita?
Per il caso di morte del socio, è meglio prevedere una clausola di prelazione o di gradimento? Cosa comportano per i soci il diritto di recesso e l’esclusione?
Lo statuto, dicevo, disciplina anche il funzionamento della società. A tal proposito, è necessario scegliere le regole dell’assemblea, il quorum, ossia la percentuale con cui tutte – o solo alcune – decisioni assembleari passano, che segna i rapporti di forza tra i soci, in particolare tra i soci ideatori e i soci investitori. Ancora, bisogna decidere il numero dei componenti l’organo amministrativo, il funzionamento e i quorum del consiglio di amministrazione. Ancora una volta, le scelte si ripercuotono sui rapporti tra i soci.
L’atto costitutivo e lo statuto devono essere firmati mediante apposizione di una valida firma digitale. Tutti i soci devono firmare lo stesso documento nel termine massimo di 10 giorni dalla prima all’ultima sottoscrizione. Questo per assicurare la contestualità della volontà di ogni socio di costituire la propria società. Ogni socio dovrà, dunque, munirsi di un apparato di firma digitale, 5 soci, 5 firme digitali. Per fornire la prova che il documento sia firmato contestualmente, ossia nel termine di 10 giorni, oltre alla firma digitale, ciascun socio deve acquistare e apporre una marcatura temporale, che determina con certezza la data di apposizione della firma digitale medesima. 5 soci, 5 firme digitali, 5 marcature temporali.
Il portale del Registro delle Imprese consente all’utente di generare anche il Modello 69, il modello informatico per la registrazione dell’atto costitutivo all’Agenzia delle Entrate con l’assolvimento delle imposte relative.
Le imposte da pagare sono l’imposta di registro nella misura fissa di euro 200,00 e l’imposta di bollo, euro 16,00 per ogni 100 righe, circa euro 160,00 per l’atto costitutivo e lo statuto. Si pagano mediante F24 da presentare anche telematicamente alla propria banca.
La start-up per l’iscrizione nella sezione speciale deve rispettare i requisiti richiesti dal Decreto Crescita 2.0: il legale rappresentante è pertanto tenuto a predisporre e rendere le dichiarazioni circa i requisiti di seguito elencati.
Tre sono i requisiti richiesti per l’iscrizione, oltre al connotato di innovazione dell’attività svolta, alternativi tra di loro: è sufficiente quindi che la start-up ne possegga almeno uno.
L’investimento in ricerca e sviluppo, non inferiore al 15% del maggior importo tra costo e valore della produzione (escluse alcune spese, ad esempio quelle per acquisto e locazione di immobili), è il requisito che più di sovente viene utilizzato per la domanda di iscrizione nella sezione speciale. Le spese devono essere documentate in un bilancio previsionale, che il legale rappresentante deve preparare scrupolosamente per la successiva verifica del Registro delle Imprese.
Sono poi richieste percentuali minime di lavoratori, prestatori d’opera e collaboratori altamente qualificati, percentuali minime variabili, a seconda del titolo di studio, dalla laurea magistrale al dottorato di ricerca. I titoli di studio richiesti devono essere documentati dal legale rappresentante e trasmessi al Registro delle Imprese, sempre per la puntuale verifica di iscrivibilità.
Infine, la start-up deve provare la titolarità di diritti di intellectual property, ovvero di essere depositaria o licenziataria di un diritto di privativa industriale, anch’esso secondo caratteristiche ben delineate nel Decreto Crescita 2.0.
La descrizione dell’oggetto sociale (campo da compilare nella sezione dedicata allo Statuto) è indubbiamente uno degli ostacoli più difficili da superare. L’oggetto sociale descrive e delimita l’attività svolta dalla società. Deve essere puntuale e non generico.
Per la start-up, il core business deve essere innovativo: è richiesto, in primo luogo, che l’oggetto sociale consista nell’attività di sviluppo, produzione e commercializzazione di prodotti o servizi innovativi, ad alto valore tecnologico, in via esclusiva o anche solo prevalente. Le attività di sviluppo, produzione e commercializzazione di prodotti o servizi innovativi devono coesistere nell’oggetto.
La descrizione dell’attività innovativa svolta deve essere indicata non solo nell’oggetto sociale, ma anche nella domanda di iscrizione nella sezione speciale. La descrizione deve essere specifica, deve corrispondere all’attività effettivamente svolta e deve delineare, non in via astratta, la innovatività del progetto. I Registri delle Imprese verificano con attenzione sempre maggiore questo requisito, negando l’iscrizione nella sezione speciale sempre più spesso.
È da sconsigliare una iscrizione per tentativi: non aver individuato e definito un oggetto idoneo sin dall’inizio può risultare dannoso, in termini di tempestività di iscrizione e di costi da sopportare (si pensi alle imposte di registrazione che devono essere versate necessariamente prima) e determina il rigetto della domanda.
I requisiti devono essere mantenuti. Le informazioni devono essere aggiornate con cadenza non superiore a sei mesi, mediante comunicazioni periodiche cui è tenuto il legale rappresentante. Egli attesta la permanenza dei requisiti, compreso quello dell’attività innovativa, entro trenta giorni dall’approvazione del bilancio, e in ogni caso entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale.
Firmati l’atto costitutivo e lo statuto da tutti i soci, firmato il Modello 69 e pagate le imposte di registrazione, è il momento della domanda di deposito al Registro delle Imprese per l’iscrizione della start-up nella sezione speciale: non esiste un modello “intelligente” auto-compilabile. E’ la domanda che si compila e si presenta per ogni costituzione di società al Registro delle Imprese. Si chiama Comunica, comunicazione unica, che contiene la richiesta di attribuzione di partita iva, i dati della società necessari all’iscrizione, l’accettazione della carica degli amministratori, la prova del pagamento delle imposte.
In particolare, per l’iscrizione nella sezione speciale, il legale rappresentante è tenuto a fornire tutte le informazioni relative all’atto costitutivo, all’oggetto sociale, a descrivere l’attività svolta, indicare i brevetti, l’elenco soci, le società partecipate, i titoli di studio dei soci e del personale che lavora in società. Deve, in aggiunta, essere indicata l’esistenza di relazioni con incubatori certificati, investitori istituzionali e professionali, università e centri di ricerca. Il tutto corredato dalle dichiarazioni di possesso dei requisiti ed eventualmente dal bilancio previsionale.
Dal deposito di Comunica, inizia l’interlocuzione con il Registro delle Imprese, un’interlocuzione, questa sì intelligente, ma che verte su materie tecnico-giuridiche che non tutti masticano e che si basa sulle diverse prassi dei diversi uffici.
Forse non si può essere completamente autosufficienti: la conoscenza delle diverse prassi e l’esperienza sono le carte vincenti per una corretta e veloce gestione dell’adempimento pubblicitario al Registro delle Imprese.
La costituzione agli sportelli della Camera di Commercio
I soci – dopo aver concluso a casa propria la creazione dell’atto costitutivo e dello statuto, essersi muniti di una firma digitale ciascuno, registrato l’atto, pagate le imposte e predisposta la domanda di iscrizione – possono recarsi all’ufficio assistenza qualificata alle imprese presso le Camere di Commercio. Il Conservatore del Registro delle Imprese autentica le sottoscrizioni digitali dei soci, assicurando la contestualità del momento della costituzione, ed esegue gli adempimenti prescritti dalla normativa antiriciclaggio. Se tutti i requisiti sono verificati, egli procede all’iscrizione della start-up nella sezione speciale.
La costituzione affidata al notaio
I founders possono decidere di affidarsi al notaio, secondo lo schema tradizionale di costituzione delle società per atto pubblico.
Cosa fa il notaio? Predispone l’atto costitutivo e lo statuto, tagliato su misura, interpreta i rapporti tra i soci e gestisce con clausole statutarie ad hoc i diversi ruoli e le diverse posizioni dei soci nella società (ad esempio creando delle categorie speciali di quote per gli investitori, ma con un occhio di riguardo anche ai soci ideatori); registra l’atto e paga le imposte di registrazione; predispone e presenta la domanda di iscrizione al Registro delle Imprese e interloquisce con gli uffici con la maestria di chi ha esperienza e conoscenza delle prassi.
Se la costituzione è nelle mani del notaio, egli si occupa, sotto la propria responsabilità, della verifica della capacità giuridica dei soci, del regime patrimoniale degli stessi, dell’esistenza della condizione di reciprocità per gli stranieri, della verifica dei poteri anche per i soggetti esteri. A ciò si aggiungono gli adempimenti di non poco conto, prescritti dalla normativa antiriciclaggio.
D’altra parte, anche le forme giuridiche più tradizionali e sicure si aprono al futuro. IStrumentum, il nuovo software progettato dalla società informatica dei notai con Aruba, permette di sottoscrivere l’atto costitutivo notarile informatico con firma digitale o, in alternativa, con la firma grafometrica, ossia la firma apposta sulla tavoletta senza necessità di avere il dispositivo di firma digitale. La garanzia del controllo e la modernità dello strumento non sono poi così lontani.
Affidarsi al fai-da-te, alla Camera di Commercio, o al notaio?
Sono tutte soluzioni percorribili. Le scelte del modello tipizzato sono complesse ed incidono sulle regole di funzionamento della società e sui rapporti tra i soci. Le Camere di Commercio danno un servizio di autenticazione delle firme e di iscrizione. Il notaio offre un servizio professionale su misura, sostituendosi al fai-da-te.
Ma si può veramente essere autosufficienti? La costituzione della start-up innovativa può essere completamente disintermediata? Vale la pena per i founders, presi dalla voglia e dalla necessità di iniziare il proprio business, dedicare tempo ed energia a pratiche complicate, che possono essere semplificate dall’esperienza di professionisti del settore?