Il nuovo sistema, in effetti, ha fatto sorgere la necessità, per aziende e pubbliche amministrazioni, di adeguarsi anche, se non soprattutto, dal punto di vista tecnologico. Ebbene, in realtà la cosa è molto più semplice di quanto si possa pensare.

E può essere spiegata in tre punti.

1. XML

XML sta per eXtensible Markup Language. Si tratta di un linguaggio molto flessibile, si adatta a ogni circostanza e permette di trasmettere informazioni in maniera semplice e veloce. Ebbene, dal 1 gennaio 2019 tutte le fatture elettroniche devono essere realizzare in formato XML.

Tutte le fatture elettroniche devono essere in XML

Questo punto è incontrovertibile. Se la fattura non viene realizzata in formato XML, l’invio/ricezione non va a buon fine. A tal fine, è possibile.

• Rivolgersi a professionisti che si occupano di linguaggio XML,
• Comprare e implementare specifici programmi che gestiscono in automatico sia la creazione di file in XML sia (come si vedrà più avanti) l’invio al Sistema di interscambio.

2. Sistema di interscambio

Tutte le fatture elettroniche devono essere inviate/ricevute tramite il Sistema di interscambio. Si tratta di un sistema informatico che si occupa di ricevere le fatture, verificare che siano realizzate/compilate correttamente, inviarle al destinatario. Questo vale sia per la pubblica amministrazione sia per i privati.

Tutte le fatture elettroniche devono essere inviate al sistema di interscambio

La trasmissione della fatturazione elettronica al Sistema di interscambio può avvenire in cinque diverse modalità.

1. Posta elettronica certificata;
2. Via web (utilizzando un’apposita interfaccia);
3. SDICoop-Trasmissione;
4. SDIFTP (un FTP);
5. SPCoop-Trasmissione (per utilizzare servizi di cooperazione applicativa tramite il Sistema pubblico di connettività).

3. Conservazione

Sia le fatture inviate sia le fatture ricevute devono poi essere adeguatamente conservate secondo le norme e le regole della conservazione digitale.

Obbligatorietà della conservazione digitale

Innanzitutto, bisogna specificare che la conservazione digitale è:

L’insieme delle attività e dei processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici.

La conservazione digitale è obbligatoria, in maniera tassativa, in tre casi:

• Tutti i documenti della pubblica amministrazione;
• Le fatture elettroniche;
• Alcuni specifici documenti aziendali: le mail inviate tramite posta elettronica certificata, le fatture elettroniche, tutti i contratti realizzati in formato digitale e siglati con firma digitale.

In altre parole, le fatture elettroniche devono essere conservate secondo le norme della conservazione digitale.

La conservazione digitale è obbligatoria per le fatture elettroniche

Normativa sulla conservazione delle fatture elettroniche

I principali riferimenti normativi sulla conservazione delle fatture elettroniche sono:

• L’articolo 2220 del Codice civile: tutte le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni;
• L’articolo 3, comma 1, lettera b, del D.M. 17/6/2014: deve essere assicurata la possibilità di ricercare le fatture elettroniche in base a specifiche informazioni, come nome, codice fiscale e data;
• Il M. 3 dicembre 2013: la conservazione delle fatture elettroniche deve prevedere l’emissione di un pacchetto informatico.

Fattura elettronica inviata tramite PEC

Come si è visto, la posta elettronica certificata è una delle opzioni per inviare le fatture elettroniche al Sistema di interscambio. E, sempre come già visto, anche in questo le fatture elettroniche devono essere necessariamente conservate in conservazione digitale.

Conservazione fattura elettronica e Agenzia delle entrate

L’Agenzia delle entrate mette a disposizione di tutti un servizio di conservazione delle fatture elettroniche. Per potervi accedere, il sito è Ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale.

Però:

• Tale servizio è utile solo per aziende o PA che inviano o ricevono un numero molto ridotto di fatture;
• In tutti gli altri casi, il servizio risulta molto inadeguato.

Conservazione digitale in outsourcing

Implementare un sistema di conservazione a norma non è semplice. Richiede tempo, conoscenze, tecnologie. Non tutte le aziende e le PA dispongono internamente delle adeguate risorse.

La soluzione è la conservazione digitale in outsourcing. Così facendo, potrete affidarvi all’esperienza e alla competenza di esperti di settore che vi guideranno lungo il percorso di conservazione delle fatture elettroniche. E potrete anche evitare di incappare in possibili sanzioni.