È quanto prevede il «Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuato a fini di informazione commerciale», promosso dal Garante della privacy e redatto insieme a varie associazioni di categoria, imprenditoriali e dei consumatori, interessate al settore. Il nuovo Codice (delibera 17 settembre 2015, pubblicato ieri sulla Gazzetta Ufficiale n. 238), riguarda un settore economico cruciale, deputato a far circolare le informazioni per la valutazione della affidabilità di un operatore commerciale e che può determinare le sorti di un’impresa sul mercato e con le banche. Il nuovo Codice di deontologia entrerà in vigore il 1° ottobre 2016.
Ambito di applicazione. Il codice riguarda le informazioni commerciali riferite a persone fisiche, provenienti da elenchi e registri pubblici registri, elenchi e le informazioni pubblicamente accessibili da chiunque. Sono esclusi i dati sensibili e i dati giudiziari, eccetto i soli dati giudiziari provenienti da fonti pubbliche o da quelle pubblicamente e generalmente accessibili da chiunque. I dati possono riguardare sia l’interessato quale soggetto censito sia le persone fisiche o altri interessati legati sul piano giuridico o economico al soggetto censito, anche se diverso dalla persona fisica (come, per esempio, nel caso di una società). Il codice elenca i casi in cui è rilevante il legame derivante dal fatto di esercitare effettivi poteri di amministrazione, direzione, gestione e controllo di un’impresa o società oppure da rapporti di partecipazione (gli incroci tra persone fisiche e imprese saranno possibili, ma solo per quote del 25% o per quote di controllo inferiori).
Diritto di oblio. Le informazioni relative a fallimenti o procedure concorsuali possono essere inserite nei report per un periodo di tempo non superiore a dieci anni dalla data di apertura della procedura del fallimento. Stesso periodo massimo di dieci anni riguarda le informazioni relative ad atti pregiudizievoli e ipocatastali (ipoteche e pignoramenti). Il termine si accorcia in caso di eventuale loro cancellazione prima del decennio, e l’annotazione dell’avvenuta cancellazione verrà conservata per un periodo di due anni.
Fonti. Sono utilizzabili i dati provenienti da «fonti pubbliche», come i pubblici registri, gli elenchi, i documenti conoscibili da chiunque (bilanci, informazioni contenute nel registro delle imprese presso le camere di commercio, atti immobiliari e altri atti pregiudizievoli come l’iscrizione di ipoteca o la trascrizione di pignoramento, decreti ingiuntivi o altri atti giudiziari). Per la prima volta, saranno utilizzabili a questi fini anche i dati estratti da «fonti pubblicamente e generalmente accessibili da chiunque», come le testate giornalistiche cartacee o digitali, oltre che informazioni attinte da elenchi telefonici, da siti web di enti pubblici o altre autorità di vigilanza e controllo. Potranno essere utilizzati anche i dati personali che il soggetto stesso ha liberamente deciso di comunicare al fornitore di informazioni commerciali. Gli operatori dovranno sempre annotare la fonte da cui hanno tratto i dati personali sulla persona censita.
Senza consenso. Tutti questi dati, come previsto dal Codice della privacy, possono essere trattati senza il consenso degli interessati.
Informativa e pronto riscontro agli interessati. Tutte le società del settore dovranno pubblicare un’informativa completa almeno sul proprio sito web. Quelle con un fatturato superiore a 300 mila euro (in questo ambito di attività) dovranno realizzare insieme un unico portale dove inserire le comunicazioni sulle attività di informazione commerciale.
Dati sempre pertinenti e aggiornati. In ogni caso gli operatori del settore dovranno utilizzare solo dati pertinenti e non eccedenti l’attività di informazione commerciale. I dati dovranno essere sempre aggiornati. In sostanza anche se la fonte è tra quelle legittimamente utilizzabili, l’operatore è tenuto alla verifica della pertinenza nel singolo report.
Sicurezza delle informazioni. Le società dovranno adottare misure per garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza delle informazioni commerciali.